视频会议软硬件设施建设完善后，如何用好视频会议系统，最大限度的发挥云南视频会议系统的功效就摆在了系统管理员面前。下面的“视频会议管理方法”是小编摘录自网上，希望能对视频会议系统管理员起到一定的帮助作用。

    为进一步规范管理视频会议及视频培训，提高工作效率，积极稳妥推进视频会议系统及视频培训系统建设，特制定本办法。

    第一条 视频会议设备应由IT部门负责日常管理和维护。如遇设备故障，应及时向部门负责人报告并维修。 

    第二条 视频会议系统管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。在视频会议召开前一天，应对相关设备进行全面检查。 

    第三条 视频会议系统只能由系统管理员操作，严禁其他无关人员操作。 

    第四条 视频会议召开前，主办方应做好以下相关准备工作：    

     (一)拟定议题议程；

     (二)确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、程序等；    

     (三)提前一天通知参会部门或个人。 

    第五条 各参会部门或个人接到视频会议召开的通知后，必须在视频会议开始前一小时调试好系统，保证各分会场视频会议设备提前到位，保障网络传输效果稳定正常。 

    第六条 主会场在会前半小时开始对参会人员进行点名登记，并对没有准时登陆系统的人员，将给予行政处罚。参会人员应提前到会，因故中途离场的人员应发送消息至会议主持人。 

    第七条 系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作，会议中严禁插拔话筒电源、关闭视频终端电源等非法操作。会议召开期间，管理人员要保证随时有人监控，确保会议正常进行。当会场不需要发言时，将麦克风置于静音状态。作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相呼叫。 

    第八条 参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。参会人员要遵守会议纪律，服从系统管理员安排，爱护设施，不准擅自调动视频设备。 

    第九条 各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。主会场应准备《视频会议系统使用情况登记薄》，用于记录视频会议系统使用情况及运行状态（包括会议时间、会议名称、召集单位、参加人员及系统运行是否正常等）。《视频会议系统使用情况登记薄》由综合部负责填写并签名。

正所谓没有规矩不成方圆，良好的视频会议氛围依靠你我的共同维护。